Conceitos Fundamentais do Pencil
Introdução
Antes de abrir qualquer tela do Pencil, vale entender os termos que se repetem em toda a plataforma: Ambiente, Fluxo, Versão, Status, Papel e Grupo de permissão. Eles formam o vocabulário comum de toda a documentação e explicam por que a mesma pessoa pode ter acesso total em um lugar e quase nenhum em outro. Quem entende essas peças desde o início evita boa parte da confusão nas primeiras semanas de uso.
Este é um artigo conceitual, sem tela própria. Os termos descritos aqui estão presentes em praticamente todas as telas da plataforma, especialmente na criação e publicação de fluxos e em Administração > Selecione o ambiente > Grupos.
O espaço de trabalho: Ambiente e Fluxo
Um Ambiente é um espaço isolado para agrupar os fluxos de uma área, filial ou unidade de negócio. Cada ambiente tem seus próprios fluxos, configurações e seus próprios membros, sem vazamento de dados entre um e outro.
Ciclo de vida: Status do fluxo
Todo fluxo está sempre em um destes três estados:
| Status | O que significa |
|---|---|
| Em edição (rascunho) | O autor pode alterar tudo livremente. |
| Pedido de aprovação | Enviado para revisão e bloqueado para edição até que alguém com permissão de aprovar tome a decisão. |
| Publicado | Versão oficial, visível a todo o ambiente e bloqueada para edição, a menos que seja reaberta. |
Quem pode fazer o quê: Papel, Grupo e Super Admin
Cada pessoa é Admin ou Membro de cada ambiente do qual participa. O papel não se estende a outros ambientes, ou seja, é possível ser admin em um e membro comum em outro.
- Admin do ambiente: tem acesso total naquele ambiente.
- Membro: depende do(s) Grupo(s) de permissão que estão atribuídos naquele ambiente, definidos em Administração > Grupos.
Um grupo controla, recurso por recurso (Fluxos, Cubo de Decisão, Ramp-Up, 5S, Gestão de Risco e Solicitações), o que a pessoa pode ver, criar, editar, aprovar ou excluir. O grupo vale apenas no ambiente em que foi atribuído.
Fora dos ambientes existe um papel de plataforma: o Super Admin, que enxerga e entra em qualquer ambiente, cria novos ambientes e promove outras pessoas a Super Admin.
Entrada no ambiente: sempre por convite
Ninguém entra em um ambiente sozinho. Um admin convida por e-mail ou gera um link de acesso único. Sem um convite aceito, a conta fica em uma tela de espera, sem visualizar nenhum conteúdo.
Benefícios
- Segurança e isolamento: cada ambiente mantém seus fluxos e membros separados, sem mistura de dados entre áreas, clientes ou projetos.
- Controle de acesso granular: grupos de permissão definem, por recurso e por ação, exatamente o que cada membro pode fazer.
- Governança dos processos: o ciclo de status (edição, aprovação e publicação) garante que apenas versões revisadas se tornem oficiais.
- Rastreabilidade: o versionamento preserva o histórico e permite comparar o que mudou entre revisões.
- Flexibilidade de papéis: a mesma pessoa pode ter responsabilidades diferentes em cada ambiente, conforme sua atuação.
- Padronização da comunicação: um vocabulário comum facilita o entendimento de toda a documentação e reduz dúvidas no uso diário.
Fluxo de processos
Considerações
Os conceitos de Ambiente, Fluxo, Versão, Status, Papel/Grupo e Super Admin aparecem em praticamente todas as telas do Pencil. O ambiente isola o trabalho, o fluxo representa o processo, a versão registra sua evolução, o status controla o ciclo de aprovação e os papéis e grupos definem o que cada pessoa pode fazer. Vale voltar a este artigo sempre que um termo específico, como "grupo de permissão" ou "reabrir um fluxo", parecer ambíguo em outra página do Guia.